Thuê Văn phòng trọn gói hay văn phòng truyền thống?

Văn phòng trọn gói / Coworking Space

Tại Tp.HCM hay các thành phố lớn của Việt Nam đều có các trung tâm khai thác dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói. Đối với các công ty có quy mô nhỏ việc lựa chọn mô hình này là quyết định thông minh, vưat tiết kiệm chi phí, vừa chọn được vị trí phù hợp với quãng đường di chuyển đến nơi làm việc. Mặc khác mô hình này có thế mạnh rất lớn trong việc tiếp cận thị trường mới, giảm các chi phí đầu tư trang thiết bị khi cần mở rộng. Phần lớn các trung tâm kinh doanh dịch vụ văn phòng trọn gói tại Tp.HCM đều tịa lạc trong những toà cao ốc hạng A, hoặc tại khối đế TTTM, căn hộ cao cấp. Điều này góp phần gia tăng nhận diện thương hiệu, khẳng định vị thế công ty khi tiếp đối tác tại các phòng họp tiêu chuẩn cao cấp. Đặc biệt các văn phòng dịch vụ được quản lý bởi các chuyên gia có kinh nghiệm phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp, bên cạnh đó có các nhân viện lễ tân, thư ký, kế toán hỗ trợ doanh nghiệp bạn với chi phí bằng không. Các doanh nghiệp muốn hoàn thành một công việc ngắn hạn cụ thể có thể thuê tạm thời.

Ai nên chọn Văn phòng trọn gói?

Văn phòng trọn gói phù hợp nhất cho các doanh nghiệp sau:

• Những người muốn chuyển đi nơi khác làm việc tạm thời
• Những doanh nghiệp có tương tác với khách hàng thường xuyên họ hy vọng sẽ được hưởng lợi từ một địa điểm kinh doanh đắc địa
• Các công ty mới thành lập thử nghiệm thị trường và tránh tập trung vào quản lý cơ sở.
• Các công ty cần thêm diện tích văn phòng để thực hiện một dự án ngắn hạn.
• Những người giảm quy mô hoặc tạm ngưng hoạt động nhưng chư muốn giải thể, hị vẫn duy trì sự hiện diện trên thị trường và chờ cơ hội mở rộng.
• Các tập đoàn nước ngoài muốn khảo sát, thăm dò thị trường cần có nhân sự để giữ đầu mối liên lạc, hoặc mở văn phòng đại diện.

Ưu điểm của Văn phòng trọn gói

• Tại Tp.HCM, các văn phòng Co working Space được các công ty khởi nghiệp mới ưa thích do có sẵn ở các quận trung tâm, và có thể thuê ngay khi cần. Các trung tâm này được trang bị tốt và có tất cả các phương tiện cần thiết quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Các dịch vụ do các văn phòng này cung cấp bao gồm hỗ trợ email, cơ sở hạ tầng CNTT, kết nối internet & viễn thông, dịch vụ lễ tân, vệ sinh văn phòng, điều hòa không khí, điện và chiếu sáng, nước giải khát cho nhân viên và các tiện ích khác.
• Không yêu cầu chi phí vốn khi thuê văn phòng trọn gói và các thoả thuận trong hợp đồng thuê cũng ràng buộc thời gian lâu dài, bạn có thể ký hợp đồng từng tháng, thậm chí có trung tâm chấp nhận bạn làm việc theo ngày. Một số văn phòng dịch vụ có 'bàn làm việc nóng' cho phép nhiều người chia sẻ bàn làm việc vào những thời điểm khác nhau.
• Văn phòng trọn gói cung cấp các tiện nghi như dịch vụ in ấn, photo, phòng hội thảo / cuộc họp / hội nghị, v.v. và tất cả được chia sẻ giữa những người thuê. Các dịch vụ này thường được doanh nghiệp mua lại với chi phí cao, điều này có thể mang lại lợi ích cho các công ty khởi nghiệp để tiết kiệm các chi phí này. 
• Thuê Văn phòng trọn gói đồng nghĩa với việc địa chỉ kinh doanh uy tín của bạn ở các trung tâm thương mại hoặc văn phòng hạng A. Các Văn phòng này có thể có thêm các tùy chọn linh hoạt tại các trung tậm khác trong cùng hệ thống, điều giúp bạn có thể làm việc hoặc tiếp khách tại nơi gần bạn nhất. 

Nhược điểm của ăn phòng trọn gói

• Hầu hết các trung tâm thuê văn phòng trọn gói đều có giá thuê cao hơn nhiều so với văn phòng truyền thống nếu thuê lâu dài và quy mô nhân sự đông thì chi phí thuê sẽ rất lớn. Do sự chia sẻ tài nguyên văn phòng đã phục vụ giữa những người thuê như phòng hội nghị và phòng họp, những tiện nghi này có thể không được sử dụng khi nhiều người cùng đăng ký sử dụng
• Bạn không được đặt bảng tên công ty/logo thương hiệu ở vị trí tốt trong toà nhà, có nơi chỉ hiển thị tên công ty của bạn trên bảng điện tử cùng với hàng trăn công ty khác. Điều này cũng làm cho quy mô thương hiệu của bạn ko được đánh giá cao.
• Thông thường, chi phí thuê khoảng S $ 500-S $ 1000 mỗi tháng cho một văn phòng trọn gói với sức chứa 4-6 nhân viên tùy thuộc vào vị trí. Chi phí thuê phòng họp và phòng hội nghị khoảng S $ 20-S $ 40 mỗi giờ.

Văn phòng truyền thống

Khi một văn phòng thông thường được thuê ở Tp.HCM, văn phòng đó đòi hỏi phải được hoàn thiện và tân trang lại. Những việc cần làm như sắp đặt đồ đạc, cơ sở hạ tầng CNTT, tiện ích, chi phí thiết kế, nhân công, v.v. phải do người thuê trả. Lựa chọn một văn phòng thông thường có thể là một công việc tẻ nhạt nhưng nếu công ty của bạn đang hoạt động hiệu quả và có tốc độ tăng trưởng tốt, bạn có thể muốn chọn một không gian văn phòng phù hợp nhất với yêu cầu kinh doanh trong tương lai của mình. Mặc dù sẽ phát sinh chi phí vốn ban đầu, nhưng khoản thanh toán tiền thuê hàng tháng sẽ thấp hơn so với văn phòng dịch vụ.

Ưu điểm của Văn phòng thông thường

• Không gian và bố trí văn phòng có thể được sửa đổi để phù hợp với nhu cầu cụ thể của hoạt động kinh doanh của bạn. Hợp đồng thuê thông thường cho phép sử dụng không gian văn phòng lâu dài mà không có bất kỳ sự gia tăng đáng kể nào về giá thuê. Nhiều hợp đồng cho thuê cho phép người thuê gia hạn hợp đồng thuê trên cơ sở các mức giá định trước.
• Tại các vị trí xa trung tâm, bạn vẫn có thể tìm thuê được văn phòng truyền thống với chi phí thuê rẻ, chỉ khoảng 6-8$/m2, rất tiện lợi cho các công ty quy môi lơn, không cần vị trí trung tâm để tiếp khách. Sẽ rất tiết kiệm chi phí nếu thuê lâu dài. 

Nhược điểm của Văn phòng cho thuê truyền thống

• Đối với các công ty mới thành lập, thuê văn phòng truyền thống không phải là lựa chọn tốt nhất cho bạn vì nó yêu cầu thuê dài hạn 2 năm trở lên
• Việc thuê một không gian văn phòng thông thường sẽ phát sinh chi phí vốn ban đầu lớn để đầu tư thiết kế và trang thiết bị sử dụng văn phòng.
• Nếu không dự đoán được quy mô công ty của bạn (về mặt lao động), bạn có thể phải thuê quá ít hoặc quá nhiều không gian.
• Các chi phí khác sẽ tăng lên ngoài việc chi phí đặt cọc và tiền thuê, bạn phải xem xét các vấn đề văn phòng như lễ tân, trả lời điện thoại, xử lý thư, dịch vụ tiện ích, thiết lập CNTT và bảo trì liên tục, dọn phòng văn phòng, v.v.

Tóm lại

Thuê văn phòng tại Tp.HCM là một trong những cân nhắc quan trọng đối với các công ty mới thành lập doanh nghiệp. Quyết định nhanh chóng có thể dẫn đến tổn thất lớn trong tương lai, trong khi cách tiếp cận sáng suốt hơn có thể giữ cho doanh nghiệp ở vị trí tốt hơn. Do đó, trước tiên, hãy xác định loại hình thuê văn phòng phù hợp với bạn và sau đó xác định địa điểm thuê văn phòng phù hợp tại Tp.HCM. 

Chúc bạn đưa ra quyết định phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Nếu có khó khăn trong việc đưa ra quyết định chọn thuê văn phòng hay liên hệ với đội ngũ tư vấn cho thuê chuyên nghiệp của SAOS sẽ giúp bạn tìm được văn phòng cho thuê ưng ý.