Thời của dịch vụ văn phòng trọn gói

Sau nửa năm không thể tìm được mặt bằng làm văn phòng, đáp ứng đúng nhu cầu của đơn vị là địa điểm ở quận 1, diện tích khoảng 40 m2, hạ tầng và tiện nghi cao cấp..., chị Thái Như Quỳnh, Trưởng Văn phòng đại diện Công ty Sibelco Asia - VN (công ty mẹ ở Thụy Sĩ), quyết định thuê dịch vụ văn phòng trọn gói của Tập đoàn Regus (Anh) có mặt bằng tại tòa nhà Saigon Tower (Lê Duẩn, quận 1-TP.HCM).

Từ bình dân đến... cao cấp

Chi phí thuê hàng tháng mà Sibelco Asia – VN phải trả khoảng hơn 2.000 USD/phòng rộng gần 40 m2 nhưng đơn vị vẫn chọn văn phòng trọn gói vì tính tiện ích của dịch vụ này. “Chỉ cần xách laptop vào là tôi được làm việc ở một văn phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế” – chị Quỳnh nói.

Mỗi tầng của tòa nhà mà Regus thuê lại được chia thành 20 phòng có diện tích từ 25 m2 – 40 m2/phòng. Tất cả trang thiết bị, nội thất văn phòng được nhập từ Anh; đường truyền Internet, điện thoại... vào đến tận phòng làm việc.

Tại đây, một nhân viên của Regus sẽ đảm nhận các công việc hành chính như nhận – gửi thư, nhận fax, nhận điện thoại... của tất cả các đơn vị thuê văn phòng trọn gói. Bên cạnh đó, còn có khu vực dịch vụ công cộng như photocopy, gửi fax, tiếp khách, đọc báo, thư giãn, căng tin mi ni...

Mỗi doanh nghiệp (DN) đều có mã số nên muốn sử dụng các dịch vụ trên chỉ cần bấm mã số. Căn cứ trên số lần sử dụng, hóa đơn tính tiền sẽ chuyển đến các DN vào cuối tháng.

Nếu dịch vụ của Regus phù hợp với các DN nước ngoài do giá thuê khá cao thì tại TP.HCM cũng vừa xuất hiện một vài đơn vị cung cấp dịch vụ tương tự nhắm đến nhiều đối tượng khách hàng.

Ông Trần Việt Hà, Giám đốc điều hành công ty Giải pháp Thông minh (Intel Solution – IS, thành viên của Tập đoàn Đông Dương), cho biết: "Đáp ứng nhu cầu của nhiều DN, công ty đưa ra nhiều gói dịch vụ văn phòng giúp tiết kiệm đến 90% chi phí thuê văn phòng của DN.

Ngoài việc cung cấp dịch vụ văn phòng trọn gói với mặt bằng rộng, hiện IS còn có 5 gói dịch vụ từ 49 USD – 199 USD/tháng, bao gồm nhiều tiện ích như: lễ tân và giới thiệu sơ bộ về DN cho đối tác; phòng họp từ 10 – 15 người, có giấy bút, nước uống; nhân viên trả lời điện thoại; phát chuyển thư và bưu phẩm tới địa chỉ mà DN yêu cầu...".

Thuê thư ký: 9 USD/giờ

Một trong những dịch vụ thu hút các DN vừa và nhỏ, các cá nhân thuê chỗ ngồi làm việc, mức phí từ 89 USD – 199 USD/tháng.

Ông Nguyễn Quí Hùng (ở TP.HCM) làm nghề tư vấn chiến lược, đa số thời gian ông đều đi gặp gỡ đối tác nên không cần thuê văn phòng diện tích lớn mà chỉ cần một chỗ ngồi có trang bị điện thoại, Internet, máy fax, máy in, máy scanner, máy photocopy, bảng tên công ty, địa chỉ đăng ký kinh doanh... vì vậy ông đã thuê một chỗ ngồi rộng khoảng 3 m2 của IS với chi phí 199 USD/tháng.

Thỉnh thoảng, ông Hùng còn thuê luôn cả dịch vụ thư ký của IS để ghi chép, thông dịch những cuộc họp quan trọng với chi phí 9 USD/giờ. “Mỗi tháng tôi chỉ cần thư ký giúp việc khoảng 20 giờ nên so với mức lương tối thiểu của thư ký là 300 USD/tháng, việc thuê qua dịch vụ là hợp lý nhất”- ông Hùng cho biết.

Theo đánh giá của bà Nguyễn Thị Bảo Quỳnh, Phó Tổng Giám đốc Tập đoàn Đông Dương: đối phó với lạm phát, một số DN quyết định tạm ngưng hoạt động.

Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết những công việc tồn đọng trước khi tạm ngưng mà không tốn nhiều chi phí về mặt bằng, nhân lực nên các DN thường chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng trọn gói, thay mặt nhận điện thoại và ghi lại yêu cầu của đối tác...